Аутсорсинг печати

В современном бизнесе важную роль играет правильное планирование расходов, в том числе на второстепенные статьи бюджета. Одним из наиболее затратных непрофильных процессов является офисная печать: расходы на изготовление различной печатной продукции для обеспечения управленческих процессов необходимыми документами составляют около 7% от прибыли компаний. Чем крупнее фирма – тем более солидная сумма требуется для содержания и обслуживания печатной техники, приобретения для нее расходных материалов. Аутсорсинг печати позволяет сэкономить значительную часть расходов на распечатку бланков, инструкций и других документов.

Аутсорсинг офисной печати: основные виды и особенности

Аутсорсинг печати, или управляемая услуга печати (Managed Print Services, MPS) – это договорная передача компанией или организацией функций обслуживания процессов печати, необходимой для обеспечения документооборота и документации, сторонней специализированной фирме,. Различают два вида MPS:

• аутсорсинг – подразумевает, что компания-исполнитель (аутсорсер) вкладывает собственные деньги в печатную технику;

• полный сервисный контракт FSMA (Full Service Maintenance Agreement), предусматривающий использование аутсорсером техники заказчика. При этом виде услуг исполнитель получает копиры, принтеры и МФУ в аренду от заказчика, с гарантией их регулярного обслуживания.

Оба эти вида Managed Print Services принято называть аутсорсингом офисной печати, или покопийной печатью, поскольку компания-заказчик платит аутсорсеру лишь установленную договором цену за каждую копию. К основным особенностям MPS можно отнести:

• освобождение заказчика от непроизводственных трудозатрат и финансовых расходов на содержание печатной техники и персонала;

• полную ответственность аутсорсера за исправность оборудования, бесперебойность его работы и качество отпечатков;

• включение в цену отпечатка стоимости пользования техникой, если печать выполняется на оборудовании аутсорсера;

• определение количества копий по счетчикам, установленным на всех современных моделях печатной техники;

• возможность выкупа техники исполнителем в рамках полного сервисного контракта FSMA или утилизации устаревшего оборудования, что делает покопийный контракт актуальным и популярным.

Аутсорсинг печати – экономически выгодная услуга, особенно для средних, крупных и очень крупных компаний с большим оборотом документов и объемами печати. Но, несмотря на это, целесообразность ее внедрения следует определять индивидуально для каждой конкретной фирмы. Для этого проводится аудит процессов печати.

Аудит печати

Аудит офисной печати представляет собою комплекс работ по анализу всех процессов, связанных с печатью необходимой документации, оценке расходов на изготовление печатной продукции и поиску путей снижения затрат. Аудит печати – многоступенчатый процесс, состоящий из следующих этапов:

• анализа инфраструктуры офиса организации, предприятия или компании;

• оценки затрат на содержание печатной техники и приобретение расходных материалов;

• диагностики печатного оборудования и оценки целесообразности его дальнейшего использования;

• разработки рекомендаций по ремонту существующей печатной техники;

• анализа месячного объема работ, связанных с печатанием и обработкой документов;

• определения себестоимости одной копии:

• выработки предложений и рекомендаций по оптимизации офисной печати.

При заключении договора на аутсорсинг печати с нашей компанией, мы проведем аудит бесплатно.

Аутсорсинг печати от AYACOM: чем он выгоден вашей компании

Вы ищете возможности для повышения эффективности и производительности вашего бизнеса? Мы предоставляем своим клиентам набор комплексных услуг по аутсорсингу документоемких бизнес-процессов и управлению инфраструктурой производства и обработки документов, позволяющих снизить расходы, повысить производительность и придать ускорение вашему бизнесу.

Вы хотите оптимизировать затраты на печать?

Вам важно управлять расходами?

Вы хотите упростить процессы печати?

Вам важна бесперебойная печать?

Вы хотите работать с одним поставщиком услуг печати?

Вам важно освободить сотрудников ИТ-отдела от «печатных» задач?

Если 50% Ваших ответов утвердительны – эта информация для вас:

Аутсорсинг офисной печати — это покопийное обслуживание и управление печатью документов в вашем офисе. Его смысл – в простом и быстро осуществимом решении, цель которого – бесперебойная работа копировального оборудования в вашем офисе.

Что вы получаете в итоге от аутсорсинга печати:

• перестаете платить отдельно за бумагу, за расходные материалы, отдельно за обслуживание и ремонт техники и прочее;

• у вас сокращаются простои оборудования, связанные с ожиданием ремонта и запчастей;

• вы платите только за реальные копии, сделанные принтерами вашей компании, число отпечатков устанавливается по счетчикам, которые существуют в каждом принтере – вы всегда можете проверить эти данные;

• стоимость одного отпечатка по программе аутсорсинга, как правило, снижается на 20-50% (без учета стоимости бумаги и при минимальной заполняемости листа).

При заключении контракта вы получаете:

• проведение бесплатного аудита существующей техники;

• проведение ТО и ремонта существующей техники (при необходимости);

• поставку недостающей техники (по поручению и на средства клиента).

В период действия контракта:

• регулярный выезд мастера на профилактику и техническое обслуживание печатной техники (согласно технической документации на технику);

• экстренный выезд мастера при отказе техники для ремонта и устранения неисправностей;

• замена вышедших из строя деталей и частей, включая быстро изнашиваемые детали (в контракт входит как стоимость деталей, так и работы по их замене);

• поставки и замены картриджей и иных расходных материалов;

• при необходимости: постоянное присутствие штатного инженера компании AYACOM в офисе клиента для обслуживания техники и оперативного решения иных вопросов;

• поставка бумаги и иных материалов, на которых производится печать.

Если у вас в данный момент нет своей печатной техники (например, вы переехали или только начинаете бизнес) – услуга аутсорсинга печати может быть расширена и в рамках контракта вы также получите всю необходимую печатную технику.

При этом сама техника остается в собственности компании AYACOM или в собственности лизинговой компании. Вопросы поставки, обслуживания, ремонта, замены и прочие – в зоне ответственности AYACOM.

В этом случае, кроме экономии на самой печати, вы уменьшаете налогооблагаемую базу за счет отсутствия копировально-печатной техники на вашем балансе. Кроме того, в рамках аудита специалисты AYACOM составляют проект расположения и инсталляции печатной техники.

Преимущества:

• Отсутствие единовременных затрат на покупку печатной техники;
• Использованию современной печатной техники с современными системами учета и контроля процессов печати;
• Бесперебойная работа парка техники, благодаря ежеквартальному обслуживанию и быстрой реакции на вызов в случае непредвиденных поломок;
• Аутсорсинг офисной печати снижает нагрузку на ваш персонал (отдел закупок, ИТ персонал, администрация), который теперь сможет заняться основными задачами вашего бизнеса;
• Оптимизация парка техники и, как следствие, сокращение расходов на печать;
• Теперь вы сможете четко понимать сколько тратите на печать и тем самым понять выгоду от аутсорсинга печати;
• Ограничение печати по пользователям, количеству и виду печати;
• Учет и распределение расходов среди пользователей и отделов;
• Регулярное обновление парка печатной техники без необходимости утилизации отслужившего оборудования;
• Оплата одного счета за комплекс услуг.

По всем вопросам обращайтесь к нашим менеджерам.
info@ayacom.kz
+7 7122 30 66 99
+7 777 775 09 60

AYACOM - IT SOLUTIONS PROVIDER!
www.ayacom.kz